Revisión de costes fijos tras el verano en tu comercio
Checklist de vuelta al comercio en el Baix Llobregat. Septiembre es el segundo enero del comercio. Vuelves de vacaciones, abres la persiana y, en muchos casos, te encuentras con que los números del segundo semestre no van a salir solos. Los costes fijos siguen ahí —y algunos han subido mientras no mirabas—, pero la facturación todavía no ha arrancado.
Este artículo no va de teoría financiera. Va de que cojas papel y boli —o la plantilla que te dejamos al final— y repases, uno por uno, todos los gastos que tu comercio paga sí o sí cada mes, detectes dónde estás pagando de más y tomes decisiones antes de que termine septiembre.
Qué vas a encontrar aquí:
- Una checklist completa dividida en 9 categorías de costes.
- Para cada coste: qué revisar exactamente y qué hacer si detectas un problema.
- Errores habituales que cometen los comercios al revisar sus gastos.
- Una plantilla Excel descargable para hacer la revisión en una tarde.
Empecemos.
Por qué septiembre es el momento exacto para hacer esta Checklist en el comercio
No es una cuestión de rutina. Hay tres razones prácticas:
- Muchos contratos se renuevan en el último trimestre. Seguros, suministros, servicios de gestoría, software. Si esperas a noviembre, ya te han renovado automáticamente con la subida incluida.
- Las tarifas energéticas y de telecomunicaciones cambian con frecuencia. Lo que pagabas en junio puede no ser lo que estás pagando ahora. Y no siempre te avisan.
- Necesitas una foto real antes de planificar la campaña de Navidad. Si no sabes cuánto te cuesta mantener la persiana abierta cada mes, cualquier previsión de ventas de Q4 es un ejercicio de optimismo, no de gestión.
Regla práctica: dedica una tarde de septiembre —tres o cuatro horas— a hacer esta revisión con los extractos bancarios y las facturas de los últimos tres meses delante. No con lo que «crees» que pagas. Con lo que realmente sale de tu cuenta.
Auditor de Costes Fijos y Plan de Choque: Guía de Reactivación para el Comercio Local del Baix Llobregat
Este valioso recurso técnico y su archivo descargable están reservados únicamente para los miembros activos de la asociación CERCADEMI.
La checklist: 9 categorías de costes fijos que debes revisar en el comercio
1. Alquiler del local y gastos de comunidad
Es, en la mayoría de comercios, el coste fijo más alto. Y el que menos se revisa.
Qué comprobar:
- ¿Cuánto pagas exactamente de renta mensual? (Revisa el último recibo, no el contrato original. Puede haber actualizaciones por IPC.)
- ¿Qué índice de referencia se está aplicando para la actualización anual? (Desde la Ley de Vivienda y sus modificaciones, hay cambios en los índices de actualización de alquileres comerciales. Verifica qué índice te corresponde en 2026.)
- ¿Cuándo vence el contrato? ¿Hay cláusula de prórroga? ¿Con qué preaviso?
- ¿Estás pagando gastos de comunidad, IBI o tasa de basuras que quizás correspondan al propietario según tu contrato?
- ¿Hay derramas o gastos extraordinarios que te estén repercutiendo sin que correspondan?
Qué hacer si detectas un problema:
- Si la actualización por IPC te ha subido la renta más de un 5 %, valora una negociación. En 2026, con la rotación de locales en muchas zonas comerciales, los propietarios prefieren un inquilino estable a un local vacío.
- Si el contrato vence en los próximos 6 meses, ahora es el momento de negociar condiciones, no un mes antes del vencimiento.
- Revisa si tu CCAA tiene ayudas o bonificaciones al alquiler comercial para pequeños comercios.
Negociación del alquiler comercial: derechos 2026 y estrategias (A-04) tienes una guía paso a paso con argumentos y plantillas de carta de negociación.
2. Suministros: electricidad, agua, gas, internet y teléfono en el comercio
El segundo bloque más pesado. Y el más fácil de optimizar si no lo has revisado en más de un año.
Qué comprobar:
- Electricidad: ¿Qué tarifa tienes? ¿Es fija, indexada o mixta? ¿Se ha actualizado el precio del kWh en los últimos 12 meses? ¿Tu potencia contratada se ajusta a tu consumo real?
- Gas (si tienes calefacción de gas o cocina): mismo ejercicio. Revisa el término fijo y el variable.
- Agua: comprueba que no haya fugas. Un grifo que gotea o una cisterna que pierde agua pueden suponer 30-50 € al mes que no ves.
- Internet y teléfono: ¿Estás pagando una tarifa de empresa que incluye servicios que no usas (segunda línea, fax, centralita)? ¿Tu velocidad contratada es la que necesitas realmente?
- Revisa las tres últimas facturas de cada suministro. Compara importes. Si hay una subida que no esperabas, llama y pregunta antes de que se consolide.
Qué hacer si detectas un problema:
- Pide al menos tres presupuestos de comercializadoras para luz y gas. En 2026 hay ofertas específicas para pequeños comercios con discriminación horaria que pueden reducir la factura un 15-25 %.
- Revisa si tu potencia eléctrica contratada es excesiva. Si nunca superas el 70 % de la potencia, estás pagando de más en el término fijo.
- Para internet y teléfono: si llevas más de dos años con la misma compañía, llama y pide condiciones de permanencia. Si no te mejoran, cambia. El proceso de portabilidad es sencillo y no te quedas sin servicio.
3. Personal y costes laborales
Si tienes empleados, este bloque puede representar entre el 25 % y el 40 % de tus costes totales.
Qué comprobar:
- ¿Estás aplicando el convenio colectivo correcto y las tablas salariales actualizadas a 2026? Un error aquí puede suponer una inspección y una sanción.
- ¿Las cotizaciones a la Seguridad Social son correctas? Revisa que no estés pagando de más por una clasificación profesional desactualizada.
- ¿Tienes contratos a tiempo parcial que realmente necesitan más horas (o al revés)?
- ¿Estás pagando horas extra de forma recurrente que podrían convertirse en un ajuste de turno?
- ¿Has revisado si tienes derecho a bonificaciones en la contratación (menores de 30, mayores de 45, personas con discapacidad, contratos formativos)?
- ¿El coste de la mutua de accidentes de trabajo es competitivo?
Qué hacer si detectas un problema:
- Habla con tu gestoría o asesor laboral para una revisión de nóminas. Muchas veces se arrastran errores de categorización que cuestan dinero mes a mes.
- Si las horas extra son recurrentes, calcula si te sale más a cuenta contratar a media jornada que seguir pagando extras. La plantilla Excel de la que hablamos al final te ayuda a hacer ese cálculo.
📌 Contratar, formar y retener dependientes en 2026 (D-01) cubre convenio, costes reales y estrategias de retención.
4. Seguros del comercio
Un seguro mal ajustado es dinero tirado. Un seguro insuficiente es un riesgo enorme.
Qué comprobar:
- ¿Qué coberturas tienes contratadas? (Responsabilidad civil, contenido, continente, robo, lucro cesante, protección jurídica.)
- ¿El capital asegurado se ajusta al valor real de tu mercancía y equipamiento? Si has reformado el local o ampliado stock, puede que estés infrasegurado.
- ¿Estás pagando coberturas duplicadas? (Por ejemplo, si tu seguro de comunidad ya cubre el continente y tú lo tienes también en tu póliza de comercio.)
- ¿Cuándo vence la póliza? La mayoría se renuevan automáticamente si no avisas con 30 días de antelación.
- ¿Has comparado precios en los últimos dos años?
Qué hacer si detectas un problema:
- Pide al menos dos presupuestos de corredurías de seguros especializadas en comercio. No uses comparadores genéricos; un corredor especializado conoce las coberturas específicas que necesitas.
- Si tu póliza vence entre octubre y diciembre, septiembre es el mes para pedir alternativas y negociar.
📌Seguros imprescindibles y cómo reducir la prima sin perder cobertura (A-08) incluye una comparativa descargable por tipo de comercio.
5. Servicios externos: gestoría, limpieza, mantenimiento, seguridad
Son contratos que se firman una vez y se olvidan. Error.
Qué comprobar:
- Gestoría / asesoría fiscal: ¿Qué incluye exactamente tu cuota? ¿Te están cobrando aparte trámites que deberían estar incluidos? ¿El precio es competitivo respecto a otras asesorías de tu zona?
- Limpieza: ¿La frecuencia contratada se ajusta a tu necesidad real? ¿Estás pagando por limpiezas de escaparate o rotulación que podrías hacer internamente?
- Mantenimiento (aire acondicionado, caldera, extintores): ¿Tienes un contrato de mantenimiento o pagas cada avería por separado? ¿Los contratos de mantenimiento obligatorio (extintores, climatización) están al día y a precio razonable?
- Seguridad / alarma: ¿Tu contrato de alarma incluye servicios que no usas (acudimiento, custodia de llaves)? ¿Has comparado con otras empresas?
Qué hacer si detectas un problema:
- Revisa la letra pequeña de cada contrato: duración, preaviso de cancelación, cláusulas de permanencia.
- Si un servicio lleva más de tres años sin renegociarse, llama al proveedor y pide una revisión de condiciones. Si no hay margen, pide presupuestos alternativos.
6. Tecnología y software: TPV, CRM, suscripciones digitales
Este es el bloque que más «gastos hormiga» esconde.
Qué comprobar:
- TPV y software de gestión: ¿Pagas una cuota mensual por el software del TPV? ¿Incluye actualizaciones y soporte? ¿Hay alternativas más económicas o todo en uno?
- Suscripciones digitales: Revisa TODAS. Canva, herramientas de email marketing, software de contabilidad, plataformas de reservas, apps de fidelización, almacenamiento en la nube. rusas realmente todas? ¿Hay solapamientos?
- Dominio, hosting y web: ¿Cuánto pagas al año? ¿Tu hosting es adecuado para tu tráfico real o estás pagando un plan sobre-dimensionado?
- Licencias de música / hilo musical: Si tienes música en tienda, ¿estás pagando la licencia de SGAE/AGEDI correcta? ¿Hay alternativas legales más económicas o gratuitas (música libre de derechos)?
Qué hacer si detectas un problema:
- Haz una lista de todas las suscripciones activas. Pon al lado la fecha de renovación y el coste anual. Cancela lo que no uses. Es sorprendente la cantidad de comercios que pagan por herramientas que dejaron de usar hace meses.
- Si tu TPV tiene más de cuatro años, pide una demo de los TPV inteligentes actuales. Muchos incluyen facturación electrónica integrada (relevante con la entrada en vigor de Veri*factu), gestión de stock y CRM básico en una sola cuota.
TPV inteligente vs. TPV tradicional: comparativa y migración (B-04) y Facturación electrónica obligatoria (Verifactu): qué hacer y cuándo* (B-05).
7. Marketing y publicidad
Aunque el marketing no es estrictamente un «coste fijo» en todos los comercios, muchos tienen partidas recurrentes que conviene auditar.
Qué comprobar:
- ¿Pagas por publicidad en directorios locales, revistas de barrio, radios locales? ¿Te está generando ventas medibles?
- ¿Tienes campañas activas en Google Ads, Meta Ads u otras plataformas? ¿Cuál es el coste por adquisición real?
- ¿Pagas por un community manager o agencia de redes sociales? ¿Qué resultados concretos te está dando?
- ¿Tienes contratos de cartelería, impresión de flyers o bolsas personalizadas que se renuevan automáticamente?
Qué hacer si detectas un problema:
- Aplica la regla simple: si no puedes medir el retorno de una acción de marketing con un dato concreto, cuestiónala. No la elimines a ciegas, pero pide al proveedor métricas. Si no las tiene, el problema es mayor.
- Antes de renovar un contrato publicitario anual, valora alternativas digitales de bajo coste: Google Business Profile optimizado (gratuito), WhatsApp Business, email marketing con herramientas desde 10-15 €/mes.
Google Business Profile optimizado: guía paso a paso 2026 (B-01) y Redes sociales que funcionan para comercio local en 2026 (B-07).
«`html «`
8. Fiscalidad, tributos y tasas locales
No es un coste que puedas «negociar», pero sí puedes verificar que no estés pagando de más o perdiendo deducciones.
Qué comprobar:
- IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Si facturas menos de un millón de euros, estás exento. Verifica que no te lo estén cobrando por error.
- Tasa de basuras / recogida de residuos: comprueba que la tarifa corresponde a tu actividad y superficie.
- Tasa de ocupación de vía pública (si tienes terraza, expositores o toldos): ¿Está al día? ¿Has solicitado las bonificaciones disponibles?
- IBI: si eres propietario del local, verifica que el valor catastral no haya sido actualizado al alza sin que lo supieras.
- Deducciones fiscales: ¿Tu asesor te está aplicando todas las deducciones disponibles para pequeños comercios? (Deducción por inversión en digitalización, por contratación, por eficiencia energética.)
Qué hacer si detectas un problema:
- Pide a tu gestoría una revisión fiscal específica de tu actividad. No la revisión general de la declaración: una revisión centrada en si estás aprovechando todas las bonificaciones y deducciones vigentes en 2026.
Fiscalidad del pequeño comercio 2026-2027: cambios, deducciones y bonificaciones (A-05).
9. Financiación: préstamos, leasing, líneas de crédito
Si tienes deudas o financiación activa, septiembre es el momento de revisar condiciones.
Qué comprobar:
- ¿Qué préstamos tienes activos? ¿A qué tipo de interés? ¿Fijo o variable? Si es variable, ¿con qué referencia (euríbor, IRPH) y qué diferencial?
- ¿Tienes una línea de crédito o póliza de crédito? ¿Qué comisión de disponibilidad te cobran? ¿La estás usando o pagas por tenerla «por si acaso»?
- ¿Tienes leasing o renting de equipamiento (vehículo, maquinaria, TPV)? ¿Cuándo vence? ¿Hay opción de compra?
- ¿Estás pagando comisiones bancarias por mantenimiento de cuenta, transferencias o ingresos en efectivo que podrías negociar o eliminar cambiando de entidad?
Qué hacer si detectas un problema:
- Si tu préstamo es a tipo variable y el euríbor ha subido, calcula si te compensa hacer una novación a tipo fijo.
- Si tienes una línea de crédito que no usas, cancela o renegocia la comisión de disponibilidad.
- Pide a tu banco un desglose de todas las comisiones que te cobra. Muchas son negociables o eliminables si las identificas.
Gestión de tesorería: cómo no quedarte sin liquidez en temporada baja (A-06) incluye una plantilla de flujo de caja mensual.
Errores habituales al revisar los costes fijos (y cómo evitarlos Checklist)
Después de revisar esta checklist con decenas de comercios, estos son los fallos más repetidos:
| Error | Por qué es un problema | Solución |
|---|---|---|
| Revisar de memoria, sin facturas | «Creo que pago 200 € de luz» y en realidad son 340 € | Trabaja siempre con los extractos bancarios y facturas de los últimos 3 meses |
| Revisar solo los costes grandes y olvidarse de los pequeños | Cinco suscripciones de 25 €/mes son 1.500 € al año | Revisa TODAS las partidas, incluidas las de menos de 20 € |
| No anotar la fecha de vencimiento de cada contrato | Te renuevan automáticamente con subida y te enteras en enero | En la plantilla Excel hay una columna específica para fecha de vencimiento y preaviso |
| Comparar solo con el precio del año anterior | El mercado cambia. Lo que era buen precio en 2024 puede no serlo en 2026 | Pide al menos 2-3 presupuestos alternativos en los bloques donde haya margen |
| Hacer la revisión solo una vez y no repetir | Los costes cambian, las tarifas cambian, tus necesidades cambian | Repite esta revisión cada 6 meses: septiembre y marzo |
| No implicar a quien lleva el día a día | El titular revisa números, pero quien abre y cierra la tienda sabe dónde se gasta de verdad | Si tienes encargado/a o socio/a, haced la revisión juntos |
La plantilla descargable: haz la revisión en una tarde con esta Checklist
Para que no tengas que montar un Excel desde cero, hemos preparado una plantilla de revisión de costes fijos del comercio que incluye:
- Las 9 categorías de esta checklist, ya estructuradas.
- Columnas para: concepto, proveedor, importe mensual, importe anual, fecha de vencimiento, preaviso necesario, última revisión, observaciones.
- Una pestaña de resumen automático que te calcula el total de costes fijos mensuales y anuales.
- Una pestaña de comparativa para anotar presupuestos alternativos que pidas.
- Una pestaña de acciones pendientes con fecha límite.
Cómo usarla:
- Descárgala y ábrela en Excel o Google Sheets.
- Dedica una tarde (3-4 horas) a rellenarla con tus facturas y extractos delante.
- Marca en rojo todo lo que te sorprenda o no recuerdes haber contratado.
- Al terminar, ve a la pestaña de «Acciones pendientes» y anota las tres primeras cosas que vas a hacer esta semana.
- Repite la revisión en marzo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo revisar los costes fijos de mi comercio?
Lo recomendable es hacer una revisión completa dos veces al año (septiembre y marzo) y un repaso rápido de los suministros y suscripciones cada trimestre. Los contratos de alquiler, seguros y financiación conviene revisarlos al menos una vez al año, antes de su fecha de vencimiento.
¿Qué porcentaje de mis ingresos deberían representar los costes fijos?
No hay una cifra universal porque depende del sector, pero como orientación general para un comercio local: los costes fijos no deberían superar el 60-65 % de la facturación mensual media. Si superas el 70 %, estás en zona de riesgo y necesitas actuar sobre márgenes, precios o estructura de gastos. La plantilla Excel te calcula este ratio automáticamente.
¿Puedo negociar el alquiler de mi local comercial?
Sí. La negociación del alquiler comercial no está tan regulada como la vivienda. Puedes negociar la renta, la duración, las carencias, la repercusión de gastos y las condiciones de renovación. El mejor momento es entre 6 y 3 meses antes del vencimiento del contrato. Tienes una guía completa en el artículo A-04 de cercademi.eu.
¿Merece la pena cambiar de comercializadora de luz y gas?
En la mayoría de los casos, sí. El mercado está liberalizado y las ofertas para pequeños comercios cambian con frecuencia. Pedir tres presupuestos y comparar la tarifa completa (término fijo + término variable + impuestos) puede suponer un ahorro de entre un 10 % y un 25 % anual. El cambio de comercializadora no implica corte de suministro.
¿Qué hago si detecto un gasto que no reconozco en mi cuenta bancaria?
Contacta inmediatamente con tu banco para identificar el cargo. Si es una suscripción que no recuerdas haber contratado, solicita la cancelación y, si procede, la devolución. Si es un cargo fraudulento, presenta una reclamación formal y valora denunciar. Revisa también si algún proveedor te está cobrando un servicio que ya cancelaste.
¿Necesito un asesor fiscal para esta revisión o puedo hacerla yo?
La checklist de este artículo está diseñada para que la hagas tú. Dicho esto, para los bloques de fiscalidad (categoría 8) y financiación (categoría 9), es muy recomendable que tu gestoría o asesor fiscal participe, al menos para verificar que estás aplicando todas las deducciones y bonificaciones disponibles.
Tu siguiente paso
No guardes este artículo en favoritos «para leerlo luego». La revisión de costes funciona si la haces esta semana.
Tres acciones concretas para hoy:
- Descarga la plantilla Excel y ábrela. Solo eso. Rompe la inercia.
- Reúne las facturas y extractos de julio, agosto y lo que llevas de septiembre.
- Bloquea tres horas en tu agenda esta semana para rellenar la plantilla. Sin teléfono, sin interrupciones.
Cuando termines, tendrás una foto real de cuánto te cuesta mantener tu comercio abierto cada mes. Y con esa foto, podrás decidir con datos: dónde recortar, dónde renegociar y dónde invertir para la campaña que viene.
Eso es gestión. Lo demás es intuición.
